Belajar Getting Things Done (GTD)

GTD memberi metode menangani task-task di dunia modern yang semakin dinamis. GTD pertama kali dicetuskan oleh David Allen lewat bukunya. Sejak saat itu, banyak yang sudah menjadi fans dari GTD. Saya officially belum menjadi pengikutnya. Karena itu, saya menyusun daftar (just short list he..he) resources untuk belajar GTD. Hope you can learn from it too …

• Buku Getting Things Done (GTD) oleh David Allen.


Buku GTD memiliki sub title “The art of stress-free productivity”. Kesan pertama kita mungkin mencibirkan bibir. Dipahami. Kita sudah dibanjiri metode-metode psikologi untuk mengurangi stress tetapi hasilnya nol kecil —kalau tidak dibilang nol besar ha..ha..ha. Akan tetapi, don’t judge the book by its cover. Review dari para pembaca di amazon positif. Jumlah yang comment juga banyak sekitar 586 reviewer. (Promising eh?)

Beralih ke daftar yang kedua …

• Video Presentasi David Allen di Google Talk.


http://www.youtube.com/watch?v=Qo7vUdKTlhk

Di video ini, David Allen memberikan presentasi overview tentang GTD. Presentasinya inspiring. Sesekali diselingi dengan joke-joke kecil. Salah satunya terlihat di screenshot video di atas .

Dia sedang memperagakan seorang master commander ha..ha..ha (Don’t know why he acted like that). Master Commander adalah tipe orang yang punya control dan perspective yang bagus. Katanya, control = conscious focused engagement, aware of all options at any one time and place. Sedangkan, perspective = aligned and clear about decisions, directions, and priorities.

Jadi, control lebih berkaitan dengan manajemen secara horizontal. Semisal, sebelum liburan apakah kita sudah memastikan kompor mati, tiket sudah dibawa, sudah search info tentang lokasi-lokasi yang akan dikunjungi, petanya sudah disiapkan, pakaian, keperluan mandi, dan lain-lain. Sedangkan perspective berkaitan dengan manajemen secara vertikal. Apa purposenya -> vision-nya -> goal-nya -> area of focus/resposibility-nya -> projects-nya -> dan akhirnya next-actions-nya.

Matriks di atas menggambarkan kategori tipe orang berdasarkan kemampuan control dan perspective-nya.

Enough theory, lanjut ke poin berikutnya …

• Video Interview David Allen dengan WorkFast TV.


http://www.youtube.com/watch?v=VPSzAz_ZQIA

Sekali lagi David Allen memaparkan what is Getting Things Done. Ada satu rahasia yang dibocorkannya. Ssh … don’t tell anybody. David Allen bukanlah orang yang rajin, disiplin, dan semacamnya. He sleeps as long as he can ha..ha..ha . Dia hanya ingin mencari cara bagaimana bisa sampai dari sini ke sana secara efisien. Dari initial condition kita saat ini ke kondisi goal kita tercapai. Dari keinginan inilah, metode GTD muncul.

Caveat: GTD oleh David Allen hanya memberikan prinsip-prinsip dan guidance, serta implementasi spesifik dari GTD. Nah, pengimplementasian inilah cruxnya dari GTD. Masing-masing orang bisa berbeda-beda mengimplementasikan GTD. Search web untuk mencari implementasi yang cocok (paper based atau digital based) bagi kita masing-masing.

[Postingan lain di blog ini tentang GTD: Mencoba Getting Things Done]

That’s it, now we get back to work …

Habit dan 21 Hari

[Update: Tampaknya saya harus mencari habit yang lain dari "Sleep before 11, wake up at 5" . I haven't done it for any single day! Kerja di waktu malam itu sungguh mengasyikkan. Suasana tenang, pikiran relaks.]

Konon ada yang bilang kita dapat mengembangkan habit yang baru dalam 21 hari. Berhenti minum kafein dan mulai banyak minum air putih, stop begadang dan mulai bangun tidur lebih awal serta banyak lagi (you name it …) merupakan contoh habit yang mungkin kita inginkan. Habit tersebut bisa dimiliki setelah membiasakan diri selama 21 hari. Setelah 21 hari, aktivitas tersebut sudah blended dalam diri kita. Jalannya sudah otomatis. Gitu katanya …

Habit yang ingin saya miliki saat ini yaitu simpel saja, tidur sebelum jam 11 sehingga dapat bangun tidur jam 5 (pagi tentunya ). Saya sangat amat menginginkannya. Siklus hidup saya aneh. Awake di waktu malam dan molor di waktu siang.

Bagaimana caranya membiasakan diri dengan habit tersebut selama 21 hari? Ada artikel di Lifehack yang memberikan tips-tips memupuk habit. Worth reading. Ada 6 steps yang dianjurkan.

Sebagai langkah awal, saya sign up situs habit tracking online. Beberapa situs habit tracking diantaranya joegoals.com atau rootein.com. Saya suka dengan tampilan rootein, jadi saya pilih situs ini. Selain itu, juga ada versi mobilenya sehingga bisa diakses di mana saja.

Tampaknya mengasyikan menggunakan habit tracking ini. Di hari saat kita bisa mengeksekusi habit, kita dapat declare victory dengan men-check hari tersebut.

Sekarang, saya mau siap-siap dulu untuk memupuk habit. Hope after 21 days, I will have my new habit. What about you?

Ringkasan One-Year GTD

Beberapa waktu lalu, saya baca artikel 3 series A Year of GTD di 43Folder dimana Merlin Mann berintrospeksi bagaimana Getting Things Done (GTD) membantu meningkatkan produktivitasnya (Yang belum tahu GTD itu apa, bisa dibaca postingan Mencoba Getting Things Done). Di bawah ini summary yang saya buat sambil membaca artikel tersebut. Hope we can learn something from him.

Evaluasi Satu Tahun GTD:

1. The Good Stuff
• The next action. It’s so all about the next action.
• Identifikasi absolute next physical action.
• Identifikasi ini membantu atasi bad habit.
  : Bad habitnya: menjadikan perencanaan sbg alasan
  : prokrastinasi.
• Contoh:
  : Alih-alih “Write an article on GTD” atau
  : “Draft ideas for GTD article”, lebih baik gunakan
  : “Brainstorm six ideas for a 1000 word GTD article”.
• Projects: Multi-task commitments to a desirable outcome.
• GTD membantu mendefinisikan apa project itu.
• Project.
• Physical action-nya lebih dari satu.
• Outcome-nya bernilai, diinginkan, dan dinyatakan secara jelas.
• Semua yag terlibat paham dan setuju akan nilai ini.
• Didasari oleh komitmen.
• Komitmen.
  : Sesuatu yang memastikan nilai dan prioritas kita
  : dalam hidup direfleksikan pada apa yang
  : kita lakukan setiap hari.
2. Related Skills I’ve Picked Up via GTD
• Learn the friendly, qualified “yes”.
• Contoh:
  : Alih-alih mengatakan “Sure, I’ll do your web site”,
  : lebih sering mengatakan “Sure, I’ll give you 10
  : hours and 3 calls over the next month to use
  : however you want.”
• Pahami bahwa waktu merupakan komoditas yang berharga
• Keep things small (and learn what “almost done” looks like).
• Alih-alih Big-Plan, coba gunakan Small-Plan.
3. The Stuff I Wish I Were Better At
• Maintaining a tickler file.
  : Tidak digunakan dengan benar.
• Weekly review.
  : Weekly review merupakan hal penting membuat
  : GTD bekerja.
  : Kunci dari big picture. Sayangnya, banyak daftar
  : yang belum direview pada akhir minggu.
• Getting back on the horse. And quickly.
• The Big One: Finding one system that works (and then fiddling with it as little as humanly possible).